HR猫姐，帆软HRBP|人力资源总监 阅读原文 我直接说方法论吧，是我个人的一些工作经验，可以参考一下。 这种情况背后其实反映出了两大问题： 不懂汇报：干了 80 分的活，结果只展示了 30 分甚至更低。 不懂拒绝：被持续安排了很多任务，但领导不知道这情况。 怎么办呢？先抛结论：学会汇报（向上反馈） + 划分任务优先级。 01 学会汇报（向上反馈） 你心中有一团熊熊燃烧的火，就不要让路过的人只看到烟，雷锋做了好事还写日记呢，你为什么不把自己做的工作记下来，然后广而告之出去？ 汇报工作要讲技巧 具体的技巧可从以下 3 个方面来说： 汇报时机的把握 汇报内容的选取 汇报方法的掌握 1.汇报时机的把握 1%、50%和 100%，这三个时机，通常是领导最想听汇报的时候。 1%法则：任务刚开始，这时候汇报是为了确认工作目标和执行措施无误，避免出现“工作一开始方向就不对，所有的执行都是白忙活”的情况。 50%法则：任务进行到一半，主动去给领导汇报，让领导时刻保持心中有数，对工作情况处于放心状态。 100%法则：任务完成，工作汇报必不可少。即使是很小一件事情，都应该件件有回应、事事有着落。 特殊情况的汇报：如若进展不顺利，需要及时进行反馈汇报。而不是拖着问题不解决，将问题搁置化，耽误工作进度。 2.汇报内容的选取 汇报工作不等于汇报“过程”，你不需要把所有的事情全都说一遍，证明你很忙，挑重要的讲： 工作进度 工作需求 工作中遇到的瓶颈 对于目前工作产生的新的建议想法 工作业绩 工作进度：关于 xx 工作，目前我们的工作进度是____，已完成____，还未完成____，计划在____（日期）之前完成，您看可以吗？ 工作需求：关于 xx 工作，目前我需要____，您看能不能帮我协调？ 工作中遇到的瓶颈：关于 xx 工作，目前出现了一些意外情况，这个情况是____，我能想到的解决方案有____，您看怎么解决？ 对于目前工作产生的新的建议想法：我对____方面，有了一些想法，产生这个想法的原因是____，我的想法是____，能够起到的作用是____，您看怎么样？ 工作业绩：这个月的业绩目标是____，完成了____，离目标还有____，没有完成是因为____，这个问题以后将____这样解决。您看行不行？ 3.汇报方法的掌握 职场人害怕跟领导汇报工作，大部分是心里没有足够的底气，准备工作没有做踏实。 采用一些可视化工具梳理汇报内容是一个很好的方法，前人都给你总结好了，直接拿来用就行： 1）可视化梳理，用“鱼骨图法”做汇报准备 日本管理大师石川馨先生曾发明“鱼骨图”，主要用于工作中可以快速地解决问题。这个方法同样适应于工作汇报的准备阶段。 汇报之前，先拿出一张白纸，竖着画一条直线，在直线的上端，也就是鱼头位置写上项目名称；在直线的下端，即鱼尾的位置写上工作结论，学会尽可能用一句话去概括结论。 中间用抽丝剥茧的方式去做分析，区分清楚已完成与未完成的部分，是顺利推进还是遇到阻力，反复斟酌，紧抓重点，这样下来整个工作汇报的脉络就会非常清晰。 2）SMART 管理，用“事件 + 数据 + 对比”汇报结果 在做完汇报准备后，重心就落在如何表述上，建议参照目标管理中的 SMART 原则去做汇报表述。 对于已完成的工作，则采用“事件 + 数据 + 对比”的方式汇报，会更具成效。 “数据”：是指将工作结果以数据的形式量化，制成可视化的数据图表。 也不用担心这种图表难做，直接套用模板，简单的拖拉拽，几分钟就可以完成一个丰富的数据图表。 “对比”：汇报出彩的地方。当工作完成较好时，可以通过对比把工作成绩凸显出来， 注意：对比时需要谨记，通常只做自我的同比和环比，或与公司的竞争对手去比，不要跟部门同事对比，一是容易招来同事猜疑和反感，二是容易让领导觉得你好胜心过强。 3）换位思考去共情，突出可行性解决方案 在工作汇报中，最大的难点是工作开展遇阻或无法按期完成时，直白汇报有被痛批的可能，故意不报又有隐瞒的嫌疑，拿捏好汇报的尺度就显得尤为重要。 采用“描述 + 原因 + 解决方案”的汇报方式，是相对比较讨巧的。 首先要学会客观地去描述存在的问题，直击主要矛盾 进而剖析客观原因而非找借口 最后尝试拿出解决问题的方案，至少是两个以上备选方案，哪怕其中有些方案会稍微逊色些 需要给领导做选择题而非问答题，即便是最后方案并没有得到采用，也证明我们是想积极地解决问题，而不是推卸责任。 02 划分任务优先级 在划分任务优先级之前，还有一步需要做：评估对现有任务的影响面 例如，领导给你布置一项新任务（在你既有任务之外的新增任务），可以这样回复： 好的，领导，如果要做这个事情的话，我手头上的 A、B 两个方案设计任务都需要延期 4 天，而这两个都会导致某某项目进度整体延后 5 天，您看这怎么安排合适？ 当领导听到新承接任务，会对原有任务产生影响时，大概率会重新评估这次任务的时间和人选。 1.学会判断任务优先级 职场中每天手头的工作都很多。其中既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的。因此需要按照重要程度和紧急程度区分好每天要做的事情： 重要性【重要 vs.不重要 】 紧迫性【紧急 vs.不紧急】 根据这两个维度把事情划分出 4 个象限，再将待办事项相应放入这 4 个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的！ ⚠️一个真实的提示： 给自己排布任务的时候，千万别把自己想成机器，随时都能平稳高效地工作。 人会有情绪、会疲劳、会有各种意外的状况发生，因此一定要给自己安排好休闲和放松的时间。 2.做日／周工作计划并经常回顾 将事情划分好重要程度后，制定个日／周工作计划，或者是正在进行的项目计划。 针对每一项工作或项目任务：详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的 KPI 等等…… 这样方便定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。 做任务 / 项目管理最好的工具就是甘特图，可以用 Excel 做，也可以用现成的模板，按照自己习惯来即可： 注意： 制定工作计划的目的就是为了执行而不是为了做“面子工程”，制定计划后一定要落实。 当领导看到这份周报时，其实就能了解到，你做了哪些任务。 并且，他也可以通过周报，了解你的工作量情况，如果发现任务偏多时，后续再分配任务，也会有意识地和你沟通你手头的任务情况。 以上，希望对你有所帮助，也可以将各位的经验分享在评论区，大家一起学习！ 阅读原文
